Zasady i procedury dotyczące ubiegania się o dofinansowanie zadań polegających na naprawie, odbudowie, budowie, przeniesieniu, stabilizacji i ulepszenia infrastruktury publicznej zniszczonej bądź zagrożonej przez ruchy osuwiskowe ziemi lub erozje brzegu morskiego obowiązujące w ramach Komponentu A Projektu „Osłona Przeciwosuwiskowa (finansowanie Likwidacji Skutków Osuwisk i Zapobiegania ich Występowaniu”) – realizowanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w ramach Kontraktu Finansowego nr 22.070 zawartego w dniu 3 czerwca 2003 r. między Rzecząpospolitą Polską a Europejskim Bankiem Inwestycyjnym
SPIS TREŚCI
Cel Projektu..
I. Podmioty zaangażowane w realizację Projektu.
II. Wymagania Środowiskowe.
III.Harmonogram.
IV.Kwalifikacja zadań i alokacja.
V. Zasady ubiegania się o dofinansowanie stabilizacji, odbudowy, przeniesienia lub remontów obiektów zniszczonych lub uszkodzonych przez osuwiska oraz jego rozliczania.
1. Zgłaszanie potrzeb.
2. Finansowanie zadań.
3. Promesy oraz ich treść.
4. Wniosek o dotację oraz dokumenty do niego dołączone.
5. Umowa o dotację.
6. Procedury i warunki wypłaty środków.
7. Wymagania dotyczące sprawozdawczości i rozliczenia zadań w zakresie wydatkowania otrzymanych środków finansowych przez uczestniczące w Projekcie Jednostki Wykonujące.
Załączniki:
Celem Projektu jest finansowanie i dofinansowanie zadań z zakresu przeciwdziałania ruchom osuwiskowym ziemi i usuwania ich skutków, na które składają się: przygotowanie, projektowanie, wykonanie oraz nadzór nad pojedyńczymi zadaniami stanowiącymi część programu odbudowy, przeniesienia i ochrony obiektów infrastruktury użyteczności publicznej.
Podmioty zaangażowane w realizację Projektu
Jednostka Realizująca Projekt (JR): Biuro ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji.
Jednostki Wykonujące (JW): jednostki organizacyjne administracji samorządowej i rządowej oraz inne podmioty, których zadania zostaną zakwalifikowane do finansowania w ramach Alokacji - końcowi beneficjenci (Jednostki Wykonujące zawierające kontrakty z wykonawcami zostaną potwierdzone w trakcie procedury dla Wniosku Alokacyjnego).
Jednostki Wspierające Realizację Projektu: podmioty wspierające Jednostkę Realizującą we wdrożeniu Projektu, w szczególności Wojewódzkie Zespoły Nadzorujące Realizację Projektu (WZNRP) powołane przez wojewodów: małopolskiego, podkarpackiego, śląskiego, pomorskiego, świętokrzyskiego, lubelskiego, mazowieckiego, kujawsko-pomorskiego oraz Państwowy Instytut Geologiczny (PIG), w celu bieżącego aplikowania metodyki oceny zadań przedstawionych do realizacji w ramach Komponentu A Projektu oraz oceny projektów inwestycyjnych pod kątem geologiczno-inżynieryjnym. Skład Wojewódzkich Zespołów Nadzorujących Realizację Projektu określili właściwi wojewodowie. Członkiem takiego Zespołu jest przedstawiciel Państwowego Instytutu Geologicznego.
Obowiązki podmiotów zaangażowanych w realizacje Komponentu A określają „Zasady zarządzania Komponentem A Projektu „Osłona Przeciwosuwiskowa”, które stanowią integralną część składową „Zasad Zarządzania Projektem” i „Praktycznych warunków realizacji Projektu” opracowanych dla całego Projektu, realizowanego w ramach Kontraktu Finansowego nr 22.070.
Jednym z warunków kwalifikacji zadań do Projektu jest opracowanie przez Jednostki Wykonujące raportu wpływu realizowanych zadań na środowisko naturalne. Nowo podjęte działania w zakresie stabilizacji osuwisk, odbudowy lub przeniesienia infrastruktury będą przedmiotem procedur środowiskowych równoważnych opisanymi w Dyrektywie UE 85/337 ze zmianami 97/11. Realizator zadania zobowiązany jest do podjęcia odpowiednich kroków w celu ochrony środowiska na obszarach (w myśl Dyrektywy 92/43/EEC), które mogą ucierpieć w wyniku realizacji zadań Projektu. Przyjmuje się, że raport ten będzie miał charakter opisowy.
W przypadku zadań o koszcie powyżej 5 mln EUR oraz znajdujących się na terenach szczególnie zagrożonych lub chronionych wymagane jest przygotowanie pełnego raportu, zgodnie z obowiązującym w tym zakresie prawem. Na podstawie zebranych z Jednostek Wykonujących raportów środowiskowych, Jednostka Realizująca przygotuje zbiorczy raport z wpływu Projektu na środowisko naturalne, który zostanie przekazany do Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI).
Projekt będzie realizowany w latach 2004 - 2008.
Kwalifikacja zadań i alokacja
W ramach Projektu „Osłona Przeciwosuwiskowa” realizowane będą tylko zadania w dziedzinie naprawy, odbudowy, przeniesienia i ulepszenia infrastruktury publicznej zniszczonej bądź zagrożonej wystąpieniem ruchów osuwiskowych ziemi lub erozji brzegu morskiego oraz wykonanie systemów (budowli, urządzeń) zaprojektowanych w celu ochrony zagrożonych obszarów przed powtórnym wystąpieniem podobnych zdarzeń katastroficznych. Przeniesienie (budowa) infrastruktury będzie możliwe tylko w przypadkach gdy stabilizacja osuwiska będzie niemożliwa lub koszty stabilizacji osuwiska będą wyższe od kosztów przeniesienia infrastruktury.
W pracach terenowych będą brane pod uwagę tylko zadania związane z ruchami mas ziemnych (grawitacyjnymi, osuwiskowymi).
Pod uwagę nie będą brane zadania:
1) realizowane z udziałem bezzwrotnych i zwrotnych środków UE, np. funduszu PHARE, EFRR;
2) związane z usuwaniem szkód powstałych w wyniku powodzi, w szczególności: podcięcia erozyjne w korytach rzek i potoków, zniszczenia infrastruktury drogowej, obiektów hydrotechnicznych i melioracyjnych;
3) obejmujące szkody i zagrożenia na terenie obszarów niezurbanizowanych lub pozbawionych infrastruktury technicznej;
4) obejmujące szkody i zagrożenia na terenie obszarów wiejskich/miejskich wynikające z nieprawidłowego odwodnienia terenu lub braku takiego odwodnienia (np. podsiąkanie).
Odbudowa lub przeniesienie zagrożonej infrastruktury dokonana powinna być w sposób eliminujący możliwość ponownego zniszczenia lub uszkodzenia.
Wszystkie zadania, które zostaną włączone do Projektu powinny znajdować się w kompetencjach Jednostek Wykonujących.
Schemat akceptacji wniosków z Jednostek Wykonujących, przepływu informacji oraz uruchamiania środków finansowych w ramach Komponentu A Projektu przedstawia
załącznik nr 1 do niniejszych zasad.
V. Zasady ubiegania się o dofinansowanie stabilizacji, odbudowy, przeniesienia lub remontów obiektów zniszczonych lub uszkodzonych przez osuwiska oraz jego rozliczania
1. Zgłaszanie potrzeb
Podstawą prawną do udzielenia pomocy finansowej z rezerw celowych budżetu państwa z przeznaczeniem na usuwanie skutków klęsk żywiołowych (osuwisk) dla Jednostek Wykonujących są następujące akty prawne:
- obowiązująca w danym roku budżetowym ustawa budżetowa,
- ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
- ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
- inne akty prawne określające źródła dochodów JW oraz zasady wydatkowania środków znajdujących się w ich dyspozycji.
Jednostka Wykonująca ubiegająca się o dofinansowanie powinna sporządzić plan usuwania skutków ruchów osuwiskowych ziemi (harmonogram likwidacji szkód) (zwany dalej „planem”) (
załącznik nr 2 – wzór zestawienia zadań planowanych), zawierający wykaz zadań podlegających odbudowie, remontowi lub przeniesieniu wraz z bilansem potrzeb finansowych w zakresie ich likwidacji. Plan usuwania skutków osuwisk powinien zawierać program likwidacji strat w rozbiciu na poszczególne lata oraz uwzględniać możliwości finansowe JW. Integralną częścią planu jest ankieta dotycząca stanu przygotowania zadań zgłoszonych do realizacji w ramach Projektu (
załącznik nr 3 – wzór ankiety). Dodatkowo JW powinna przygotować plan zadania w podziale na etapy, który ma na celu pomoc w przygotowaniu preliminarza finansowego podziału rezerw celowych budżetu państwa przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (Załącznik 8Z - Wzór planu finansowania zadania w podziale na etapy).
Plan usuwania skutków ruchów osuwiskowych ziemi powinien być elementem wyjściowym przy ubieganiu się o środki finansowe z budżetu państwa z przeznaczeniem na usuwanie skutków osuwisk.
Powyższy plan powinien zostać opracowany przez występującą o dofinansowanie Jednostkę Wykonującą na podstawie protokołów szkód (
załącznik nr 4 - wzór protokołu szkód). Dopuszcza się dokonanie wyceny potrzeb finansowych na podstawie informacji posiadanych przez daną JW, które nie mają charakteru protokołu. Należy jednak przyjąć, iż wysokość strat lub kosztów naprawy, odbudowy lub budowy powinny zostać ustalone z uwzględnieniem wytycznych zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r. w sprawie metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), albo innych przepisów wydanych na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177).
Finansowanie Komponentu A Projektu „Osłona Przeciwosuwiskowa” uruchamiane będzie z następujących źródeł:
- kredytu Europejskiego Banku Inwestycyjnego (nr 22.070) uruchomianego z rezerwy celowej budżetu państwa – kredyt na usuwanie klęsk żywiołowych,
- środków krajowych, na które składają się następujące źródła finansowania:
- dotacja z budżetu państwa,
- środki własne Jednostek Wykonujących lub inne środki pozyskana przez JW na realizację zadań inwestycyjnych, z wyłączeniem środków pozyskanych z Unii Europejskiej (fundusze przedakcesyjne, strukturalne i Fundusz Spójności).
Środki z budżetu państwa zapewniane będą rokrocznie w ramach rezerw celowych.
Przez rezerwę celową należy rozumieć – środki finansowe budżetu państwa, przeznaczone na usuwanie skutków klęsk żywiołowych, będące w dyspozycji Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji; dotyczy to zarówno środków kredytowych uruchomionych w ramach Kontraktu Finansowego nr 22.070 jak i środków własnych budżetu państwa, towarzyszących temu kredytowi.
Przez inne środki należy rozumieć środki finansowe, będące w gestii JW, przeznaczone na współfinansowanie zadań inwestycyjnych realizowanych w ramach Projektu.
Podkreślić należy, że udział środków finansowych pochodzących z kredytu udzielonego przez Europejski Bank Inwestycyjny na realizację Projektu może wynieść maksymalnie 75% kosztów (brutto) całkowitych danego zadania.
Wysokość udziału własnego jednostki samorządu terytorialnego powinna odzwierciedlać wartość możliwą do zabezpieczenia, jednak nie mniejszą niż 20%. W przypadku zadania wieloletniego udział własny Jednostki Wykonującej może być rozłożony równomiernie na poszczególne lata finansowania lub uzupełniony jednorazowo w trakcie jednego roku budżetowego. Informacje takie należy zawrzeć w ankiecie (załącznik nr 3). W przypadku wyjątkowo trudnej sytuacji finansowej Jednostki Wykonującej możliwe jest jej dofinansowanie w 100%. Decyzje w sprawie pełnego dofinansowania podejmuje Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji po przeanalizowaniu sytuacji ekonomicznej/ społecznej JW ubiegającej się o taką dotację.
Różnica pozostająca pomiędzy udziałem własnym Jednostki Wykonującej i ewentualnie pozyskanych przez tę JW środków finansowych z innych źródeł a środkami uruchomionymi z kredytu EBI, zostanie pokryta z rezerwy celowej budżetu państwa na usuwanie skutków klęsk żywiołowych, pod warunkiem zapewnienia środków finansowych dla tej rezerwy celowej w budżecie państwa w latach realizacji Projektu.
Przy obliczaniu całkowitego kosztu kwalifikowanego zadania, uwzględnić należy ceny brutto wszystkich robót, dostaw i usług. Zestawienie środków kwalifikowanych, które mogą być włączone do kosztów zadań polegających na usuwaniu skutków osuwisk i zabezpieczenia przeciwosuwiskowego przedstawia załącznik nr 5. W zestawieniu tym wyodrębniono źródła finansowania poszczególnych typów kosztów możliwych do poniesienia w trakcie trwania realizacji zadania. Na podkreślenie zasługuje zasada, że nie finansuje się wydatków nie mających bezpośredniego związku z zadaniem będącym przedmiotem dofinansowania. W przypadku wątpliwości co do możliwości kwalifikacji poszczególnych typów kosztów, JW proszone są o kierowanie zapytań do Jednostki Realizującej, która po ewentualnej konsultacji z Bankiem wyda stosowną opinię.
Nazwa oraz lokalizacja zadania przedstawiona w planie usuwania skutków osuwisk, Karcie Osuwiskowej i pozostałych dokumentach wypełnionych przez JW, powinna odpowiadać danym zawartym, np. w protokołach szkód oraz powinna odzwierciedlać istotę problemu, któremu realizacja danego zadania ma zapobiegać, czyli np. niszczącym skutkom działania osuwiska na drogę (skutek-efekt). Od nazwy np.: „Odbudowa drogi w...” właściwsza i pożądana jest nazwa: „Stabilizacja osuwiska wraz z odbudową drogi w ...” lub „Przeniesienie drogi w ......, w związku z niemożliwością efektywnej stabilizacji osuwiska”, itp.
Dodatkowo każde zadanie powinno posiadać swój numer (kod identyfikacyjny - ID), który powinien zostać nadany przy wykorzystaniu poniższego wzoru (przy wykorzystaniu numeracji GUS).
- dla jednostek samorządu terytorialnego: numer statystyczny województwa/numer statystyczny powiatu, na terenie którego znajduje się gmina/numer statystyczny gminy/kolejny numer zadania np. 18/053/1232/1;
- dla powiatów: numer statystyczny województwa/oznaczenie literowe powiatu/kolejny numer zadania np. 18/PD/1;
- dla pozostałych podmiotów: numer statystyczny województwa, na terenie którego zadanie będzie realizowane/skrócona nazwa podmiotu/kolejny numer zadania np. 18/ZDW/1.
W przypadku rezygnacji z realizacji uprzednio zgłoszonego zadania, numer ten nie przechodzi na inne zadanie.
Po sporządzeniu planu przez Jednostkę Wykonującą, wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu, zarząd województwa lub kierownik innego podmiotu (jednostki) powinien wystąpić do właściwego terytorialnie wojewody/ instytucji nadzorującej z prośbą o dokonanie weryfikacji planu oraz oszacowanych kosztów proponowanych zadań.
Wraz z Planem i Ankietami Jednostka Wykonująca, aplikująca o dofinansowanie powinna złożyć za pośrednictwem właściwego Pełnomocnika Wojewody ds. Usuwania Skutków Powodzi, Kartę Osuwiskową oddzielnie dla każdego zadania (Landslide Scheme Screening Proforma) (załącznik nr 6 – wzór Karty Osuwiskowej)w j. polskim oraz w j. angielskim również w formie elektronicznej. Karta Osuwiskowa może zawierać jedno zadanie, które ma na celu usunięcie skutków jednego lub więcej osuwisk (osuwiska nie należy mylić z zadaniem). Zaleca się agregowanie wspólnych wniosków przez Jednostki Wykonujące, które dotyczą danego osuwiska a stan właścicielski powodowałby złożenie wniosków przez kilka uprawnionych podmiotów. W tym celu ubiegające się o dofinansowanie JW mogą zawrzeć porozumienie lub inną umowę określającą prawa i obowiązki stron zaangażowanych w realizację zadania oraz wskazać Jednostkę Wykonującą-wiodącą, która będzie odpowiedzialna za realizację i rozliczenie takiego zadania.
Dla zadań zgłoszonych z poszczególnych województw, Wojewódzki Zespół Nadzorujący Realizację Projektu, dokonuje analizy oraz oceny przedłożonych Kart Osuwiskowych (KO) i opracowanych przez PIG Kart Dokumentacyjnych Osuwiska (KDO) pod względem formalnym, jak i możliwości i zasadności realizacji zgłoszonego do realizacji zadania. WZNRP dokonuje krytycznego przeglądu zadań uprzednio zbadanych i zaopiniowanych przez Państwowy Instytut Geologiczny. Do oceny zadań WZNRP wykorzystuje opracowaną przez PIG „Metodykę kwalifikacji i priorytetyzacji osuwisk w ramach Projektu Osłona Przeciwosuwiskowa – Komponent A wraz z Kartą Dokumentacyjną Osuwiska” oraz wypełnia Arkusz Oceny. Po zakończeniu oceny przedłożonych zadań, WZNRP sporządza raport zawierający wyniki dokonanej oceny wraz z podaniem zadań rekomendowanych do realizacji w ramach Projektu (uszeregowane od najważniejszego) oraz odrzuconych. Określa również zakres rzeczowy zadania rekomendowanego do realizacji w układzie: dokumentacja, nadzór, roboty budowlane, itd. WZNRP może w każdej sytuacji rekomendować, np. tylko wykonanie dokumentacji dla zadania, która pozwoli na lepszą ocenę zgłoszonego zadania. W przypadku gdyby po wykonaniu takiej dokumentacji WZNRP cofnął rekomendację dla tego zadania, jako nie spełniającego warunków Projektu, koszt poniesiony zostanie rozliczony a zadanie wykreślone z planu, bez możliwości ponownego zgłoszenia.
Na podstawie rekomendacji WZNRP Jednostka Realizująca sporządza Wniosek Alokacyjny do Europejskiego Banku Inwestycyjnego.
W trakcie przeglądu Wniosku Alokacyjnego przez EBI, Jednostki Wykonujące mogą zostać poproszone o dostarczenie do Banku, za pośrednictwem Jednostki Realizującej, szczegółowych raportów nt. większych zadań indywidualnych, tak aby Bank, tam gdzie to jest niezbędne, mógł przeprowadzić niezależną ich ocenę pod względem aspektów technicznych, ekonomicznych, finansowych i środowiskowych.
Po akceptacji zadań przez EBI (potwierdzone Pismem Alokacyjnym) Jednostka Realizująca sporządza promesy.
Na uzasadniony wniosek Jednostki Wykonującej zakwalifikowane zadania mogą zostać wyłączone z zatwierdzonej Alokacji i w ich miejsce mogą zostać zaproponowane Bankowi nowe zadania. Nie dopuszcza się ponownego zgłoszenia wyłączonego zadania. W takim przypadku procedura kwalifikacji dla nowych zadań danej jednostki zostanie powtórzona i wraz z krótkim wyjaśnieniem wysłane do Banku w celu dokonania weryfikacji i akceptacji oraz realokacji środków finansowych.
3. Promesy oraz ich treść
Na podstawie raportów z oceny zadań przedłożonych przez WZNRP, Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji lub osoba przez niego upoważniona dokonuje analizy potrzeb Jednostek Wykonujących i podziału środków finansowych przeznaczonych na likwidację szkód wyrządzonych przez osuwiska. W oparciu o zgłoszone potrzeby, wydane zostają promesy informujące o przyznanej kwocie dofinansowania, kierowane do jednostek samorządu terytorialnego lub innych zakwalifikowanych podmiotów (
załącznik nr 7 – wzór promesy). Promesy informują o zabezpieczeniu środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa, podają ich przeznaczenie, określają maksymalny procentowy udział środków dotacji w wartości zadania oraz wskazują termin i miejsce złożenia wniosku o dotację wraz z kompletem wymaganych dokumentów (
załącznik nr 7a – wzór załącznika do promesy). W przypadku gdy dla zadania nie przygotowano jeszcze dokumentacji projektowo-wykonawczej dopuszcza się możliwość wystawienia promesy dotyczącej środków na sporządzenie tylko tej dokumentacji.
Przed wystawieniem dla JW promesy na właściwą realizację zadania mającego na celu stabilizację osuwiska i /lub odtworzenie uszkodzonej infrastruktury WZNRP opiniuje opracowaną przez JW dokumentację geologiczno-inżynierską lub opinię geologiczną (jak określono w promesie), projekt zabezpieczenia osuwiska / projekt budowlany. WZNRP może oprzeć swoją opinię na innej opinii przygotowanej przez niezależnego geologa posiadającego uprawnienia w zakresie opiniowania dokumentacji geologiczno-inżynierskiej / projektu budowlanego zabezpieczenia osuwiska. Koszt opinii takiego geologa stanowi udział własny JW i jest rozliczany w ramach całkowitego kosztu zadania.
Dotacja zostanie potwierdzona w formie umowy, po spełnieniu warunków wymienionych jak niżej.
4. Wniosek o dotację oraz dokumenty do niego dołączone
Po otrzymaniu promesy, Jednostki Wykonujące przystępują do kompletowania dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy. W przypadku etapowej realizacji zatwierdzonych zadań dopuszcza się możliwość zawarcia więcej niż jednej umowy z Jednostką Wykonującą, np. osobno umowy na dokumentację, nadzór i roboty budowlane.
Dokumenty niezbędne to:
1. Prawidłowo i starannie wypełniony wniosek o dotację, dotyczący wymienionego w promesie zadania lub jego zakresu, podający dokładną nazwę zadania oraz jego lokalizację, a także wartość zadania ustaloną na podstawie przeprowadzonego przetargu lub innego trybu udzielania zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem wysokości dotacji (
załącznik nr 8 - wzór druku wniosku).
Należy zwrócić uwagę na następujące punkty wniosku:
- nazwa zadania oraz jego lokalizacja podawana w pkt 1 wniosku, powinna odpowiadać danym zawartym w protokole szkód oraz innym dokumentom załączonym do wniosku (nie powinna się jednak różnić od zamieszczonej w promesie),
- w pkt 2 wniosku należy podać wszystkie możliwe dane dotyczące wnioskodawcy,
- w pkt 3 należy krótkoscharakteryzować przewidziane do wykonania prace oraz uzasadnić wybór technologii przyjętego rozwiązania technologicznego. Szczegółowy zakres prac zawarty będzie w zestawieniu rzeczowo - finansowym robót do wykonania, stanowiącym załącznik do wniosku. Dopuszcza się przygotowanie więcej niż jednego zestawienia rzeczowo-finansowego w zależności od typu prac przewidzianych do realizacji w ramach danego zadania.
- w pkt 4 w rubrykach przewidzianych dla określenia planowanego terminu rozpoczęcia i zakończenia zadania, należy wpisać daty podane w umowie z wykonawcą,
- w pkt 5 wniosku, w rubryce przewidzianej dla określenia wartości robót objętych umową z wykonawcą do wykonania w danym roku, podać należy wartość brutto prac, na jaką opiewa umowa z wykonawcą, zaś w rubryce przewidzianej dla wartości robót przedstawionych do dofinansowania (pkt 5.1), wpisać należy wartość zadania będącego przedmiotem wniosku i objętą dofinansowaniem na usuwanie skutków klęsk żywiołowych. (wartości te zazwyczaj są jednakowe, ale w przypadku zadania realizowanego w etapach (gdzie umowa z wykonawcą została zawarta na okres dłuższy niż 1 rok) lub w przypadku, gdy umowa z wykonawcą dotyczy kilku zadań, z których nie wszystkie zostały przedstawione do wniosku o dotację, oraz w przypadku gdy zakres szkód potwierdzony protokołami szkód pozwala na dofinansowanie mniejszego zakresu rzeczowego niż zawarty w umowie z wykonawcą, wartość robót przedstawionych do dofinansowania będzie mniejsza, niż w rubryce powyżej).
- udział własny Jednostki Wykonującej do zadania będącego przedmiotem niniejszego wniosku ujmowany w pkt 6, powinien stanowić różnicę pomiędzy wartością robót przedstawionych do dofinansowania oraz całkowitą wartością wnioskowanej dotacji (w związku z tym, iż ze środków kredytu EBI można finansować tylko część kosztów netto, w pozycji udział własny JW należy zawrzeć należne podatki oraz wszelkie opłaty związane z realizacją zadania),
- w przypadku samorządów gminnych, wniosek powinien zostać podpisany przez wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) oraz przez skarbnika jednostki samorządu terytorialnego, a w przypadku samorządów powiatowych i wojewódzkich przez dwie osoby z zarządu oraz skarbnika jednostki samorządowej. W przypadku innych podmiotów, wniosek powinien być podpisany przez osoby upoważnione, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
2. Zestawienie/-a rzeczowo - finansowe dotyczące danego zadania, podające jego nazwę oraz lokalizację, datę rozpoczęcia i zakończenia zadania, a także zawierające wykaz prac, ich liczbę oraz cenę; zestawienie powinno być podpisane przez inspektora nadzoru oraz przez osoby podpisujące wniosek (
załącznik nr 9 - wzory zestawień rzeczowo finansowych prac do wykonania w danym roku). W przypadku zadania wieloletniego należy wypełnić dla każdego typu prac po jednym formularzu na każdy rok realizacji zadania.
3. Kopie protokołów szkód lub innych dokumentów, gdzie ujęte jest zadanie będące przedmiotem składanego wniosku, jeśli są dostępne.
4. Kopia uchwały budżetowej określającej środki finansowe, które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku lub wyciąg z takiej uchwały albo inny dokument pozwalający stwierdzić, że Jednostka Wykonująca posiada środki finansowe na dane zadanie, np.:
a/ kopia umowy kredytowej lub umowy pożyczkowej,
b/ kopia zarządzenia wójta/burmistrza/prezydenta miasta w sprawie określenia wysokości środków finansowych przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku,
c/ kopia uchwały zarządu powiatu lub zarządu województwa w sprawie określenia wysokości środków finansowych, przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku,
d/ kopie dokumentów określających środki z innych źródeł przyznanych lub przeznaczonych na przedmiotowe zadanie.
Dokumenty te powinny zawierać treść pozwalającą na stwierdzenie, że jako udział własny Jednostki Wykonującej do konkretnego zadania przeznacza się konkretną kwotę wymienioną we wniosku o dotację w pkt 6.
5. Kopie dokumentów zgromadzonych po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne (zgodnie z ustawą dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177), tj.:
a/ wszystkie ogłoszenia o przetargu, z których skorzystano (np. ogłoszenie o przetargu zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie zamieszczone w prasie lub publikowane w inny sposób przyjęty w danej jednostce oraz ogłoszenie zamieszczone na stronach internetowych). Ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego powinno zawierać adnotację, jak długo było zamieszczone, tzn. podawać datę wywieszenia i zdjęcia z tablicy ogłoszeń,
b/ protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c/ zbiorcze zestawienie złożonych ofert,
d/ wszystkie ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne, z których skorzystano (np. ogłoszenie o wyniku postępowania zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie przesłane do oferentów, którzy skorzystali z możliwości złożenia oferty).
6. Kopia umowy z wykonawcą,
7. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę (zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 z późn. zm.) i zgodnie z ustawą z dnia 11 sierpnia 2001 o szczególnych zasadach odbudowy, remontu lub rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu (Dz. U. Nr 84, poz. 906), a w przypadku zadań, przy realizacji których wykracza się poza korzystanie powszechne lub zwykłe z wód, wykonuje się urządzenia wodne lub wprowadza ścieki do wód lub ziemi, również kopia pozwolenia wodnoprawnego (zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2001 Prawo wodne - Dz. U. z 2001 r., Nr 115, poz. 1229 z późn. zm.),
8. Mapka sytuacyjna z zaznaczonym obiektem będącym przedmiotem dofinansowania oraz przekroje charakterystyczne dla danego obiektu,
9. W przypadku samorządów powiatowych i wojewódzkich należy złożyć kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków, wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu, a w przypadku samorządów gminnych - kopię zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło złożenie ślubowania przez wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub inny dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone. W przypadku innych podmiotów kopie dokumentów stwierdzające fakt upoważnienia do reprezentowania danego podmiotu.
10. Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu terytorialnego,
12. Kopia porozumienia lub innej umowy w przypadku realizacji zadań kilku podmiotów przez jednostkę wiodącą, jeśli dotyczy.
Wniosek o pomoc finansową należy złożyć do Jednostki Realizującej na adres wskazany w promesie, w terminie określonym w tym dokumencie.
Uwaga! Wszystkie dokumenty, które nie są oryginałami, powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Po złożeniu kompletnego wniosku, pracownicy Jednostki Realizującej mogą dokonać w terenie oceny zasadności odbudowy lub remontu obiektu będącego przedmiotem wniosku. Z oględzin obiektu sporządzane są raporty wizytacji terenowej (
załącznik nr 11 - wzór raportu wizytacji terenowej).
Na podstawie złożonego wniosku oraz w oparciu o raport z wizytacji terenowej pracownik Jednostki Realizującej sporządza ocenę i opinię wniosku (
załącznik nr 12 - wzór oceny i opinii wniosku). Na tej podstawie sporządzana jest umowa dotacyjna pomiędzy Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji a Jednostką Wykonującą. Przedmiotem umowy jest zadanie polegające na odbudowie, budowie lub remoncie obiektu określonego we wniosku (
załącznik nr 13 - wzór umowy dotacyjnej). Jeden egzemplarz umowy zostanie przekazany do jednostki.
6. Procedury i warunki wypłaty środków
Bank będzie finansować tylko te kwalifikujące się zadania, które zostały zatwierdzone przez Bank w Piśmie Alokacyjnym. Należy zwrócić szczególną uwagę na następujące postanowienia:
- każda wypłata środków odpowiadać powinna jednej lub więcej alokacji i opiewać na kwotę nie mniejszą niż 3.000.000 EUR. Dlatego też planuje się uruchamiać środki finansowe z EBI raz do roku równocześnie dla wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji Projektu. Środki z budżetu państwa, towarzyszące kredytowi mogą być uruchamiane w miarę zgłaszanych przez JW potrzeb finansowych, jednak w wysokości nie większej niż kwota określona w promesie na dany rok budżetowy;
- każda wypłata środków (za wyjątkiem wniosku o uruchomienie pierwszej transzy), będzie uruchamiana pod warunkiem przedłożenia sprawozdania z wykonania zadań przewidzianych do sfinansowania z poprzedniej transzy, wg wzoru określonego w załączniku 6Z. Każda kolejna transza może być uruchomiona pod warunkiem udokumentowania poniesienia co najmniej 75% wszystkich wydatków sfinansowanych ze środków poprzedniej transzy. W uzasadnionych przypadkach Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji podejmie decyzję o zmianie wysokości rozliczanej kwoty pochodzącej ze środków z poprzedniej transzy.
7. Wymagania dotyczące sprawozdawczości i rozliczenia zadań w zakresie wydatkowania otrzymanych środków finansowych przez uczestniczące w Projekcie Jednostki Wykonujące
Jednostka Wykonująca zobowiązana jest do przedłożenia skróconego sprawozdania z postępu prac oraz rozliczenia końcowego w formie i terminach określonych poniżej. Sprawozdania i rozliczenie końcowe JW składa do Banku za pośrednictwem Jednostki Realizującej. JW składają sprawozdania i rozliczenia z wykorzystania środków wymagane przez JR i Bank również w formie elektronicznej (e-mail oraz na nośniku CD-rom).
Jednostki Wykonujące mają obowiązek rozliczania się z poniesionych wydatków zgodnie z wymogami JR zawartymi w umowie zawartej między JR a JW oraz prowadzenia ewidencji wykorzystania środków budżetowych, mających swoje pokrycie w środkach Projektu oraz dostarczania wszelkich informacji, o które wystąpi Minister Finansów lub JR.
Sprawozdawczość w trakcie realizacji Projektu została opisana w pkt 6 niniejszych zasad i dotyczy w szczególności rozliczenia okresowego i finansowego niezbędnego do uruchomienia kolejnych transz środków finansowych z Projektu.
Sprawozdanie składane w trakcie realizacji zadania powinno zostać opracowane, dwa razy do roku, w każdym roku realizacji, w terminie do 21 lipca (za pierwsze półrocze) i 21 stycznia za drugie półrocze roku poprzedniego w formie tabel, wg wzoru z załącznika 7Z. Powinno ono zawierać odpowiednie odniesienie do indywidualnie zatwierdzonej Alokacji (np. dane dotyczące zakwalifikowanych zadań wprowadzane powinny być w tej samej kolejności i posiadać numer identyfikacyjny nadany zgodnie ze wskazówką zamieszczoną na stronie 6 niniejszych zasad) oraz przedstawiać dane dotyczące:
(i) postępu rzeczowego (fizycznego); i
(ii) postępu finansowego.
Uwagi nie objęte treścią tabeli dotyczące właściwych zagadnień można zawierać, jeżeli jest to konieczne, w przypisach do tabel.
Dodatkowe pisemne wyjaśnienia mogą być przedkładane tylko w sytuacji wystąpienia problemów lub trudności w realizacji zadania.
Do rozliczenia okresowego służyć będą następujące formularze:
Rozliczenie końcowe
Jednostka Wykonująca ma obowiązek przedstawić rozliczenie końcowe zadania i złożyć sprawozdanie z wydatkowania otrzymanej kwoty dotacji w terminie podanym w umowie z JR. Rozliczenie obejmuje całość kosztów zadania przedstawionego we wniosku i powinno zawierać wszystkie faktury VAT (rachunki) wystawione przez wykonawcę, wszystkie polecenia przelewów lub potwierdzenia dokonanej zapłaty, zarówno na wartość środków finansowych otrzymanych przez jednostkę w ramach usuwania skutków klęsk żywiołowych, jak i wartość udziału własnego JW, a także protokoły końcowego odbioru robót całego zadania.
Rozliczenie końcowe powinno obejmować następujące dokumenty:
2. Faktury VAT wystawione przez wykonawcę zadania na wnioskodawcę (jednostkę samorządu terytorialnego) lub pisemnie upoważnioną jednostkę wraz z wyraźnym określeniem obiektu objętego dofinansowaniem (
załącznik nr 14 – wzory tabel do rozliczenia faktur). Nazwa towaru lub usługi wymieniona na fakturze powinna wskazywać wykonanie zadania lub jego części. Faktury VAT powinny zostać opisane w następujący sposób:
a/ opis, którego elementu przedsięwzięcia ujętego we wniosku dotyczy faktura,
b/ inspektor nadzoru powinien na odwrotnej stronie faktury potwierdzić, że wymienione roboty zostały fizycznie wykonane zgodnie z warunkami technicznymi i przyjęte w całości albo w części w jakiej dokonano odbioru,
c/ skarbnik/główny księgowy powinien na odwrotnej stronie faktury stwierdzić, iż wymienione roboty zostały zapłacone w kwocie ............. zł ze środków (rezerwy celowej budżetu państwa lub innych źródeł finansowania), natomiast w kwocie ........... zł ze środków własnych jednostki,
d/ faktury powinny być sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym,
e/ faktury powinny zostać zatwierdzone do wypłaty i opisane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 16 ust 4 ustawy o finansach publicznych,
f/ faktura powinna zawierać opis, w jakim trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zlecono wykonanie zamówień ujętych na fakturze,
Do faktur VAT należy dołączyć protokół odbioru fakturowanych elementów robót, a w przypadku zakupów materiałów lub urządzeń - protokół przekazania ich wykonawcy lub potwierdzenie prawidłowego składowania i zabezpieczenia bądź wbudowania.
4. Polecenia przelewów lub potwierdzenia dokonanej zapłaty.
Jednostka Wykonująca może przedstawić kopie dokumentów, o których mowa w punktach od 2 do 4. Kopie powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Jednostki Wykonujące, które otrzymały dofinansowanie, mogą być poddane kontroli przez Jednostkę Realizującą oraz Europejski Bank Inwestycyjny w zakresie rozliczenia rzeczowo - finansowego w trakcie realizacji zadania oraz w okresie 12 miesięcy poczynając od daty zakończenia całego Projektu.
********
Uwaga!
Załączniki o numerach 2Z, 3Z, 6, 6Z, 7Z powinny zostać przedłożone do Jednostki Realizującej równocześnie w j. polskim i j. angielskim.
Załączniki
