Niniejsze zasady i procedury nie mają zastosowania do zadań realizowanych w ramach Komponentu A Projektu "Osłona Przeciwosuwiskowa (finansowanie Likwidacji Skutków Osuwisk i Zapobiegania ich Występowaniu)”.
I. Zasady szacowania strat przez jednostki samorządowe
Po wystąpieniu na terenie danej jednostki samorządu terytorialnego klęski żywiołowej wójt, burmistrz, prezydent miasta (w przypadku samorządów gminnych), zarząd powiatu (w przypadku samorządów powiatowych) lub zarząd województwa (w przypadku samorządów wojewódzkich) powołuje komisję ds. ustalania szkód i szacowania strat powstałych wskutek klęski żywiołowej.
Komisja ta winna sporządzić protokół zawierający następujące informacje:
1) datę i miejsce oraz numer sporządzonego protokołu;
2) skład komisji;
3) datę i miejsce wystąpienia oraz charakter klęski żywiołowej (powódź, huragan, gradobicie, osuwisko itp.);
4) wyliczenie szkód powstałych w mieniu komunalnym (drogi, mosty, przepusty, obiekty, urządzenia i sieć kanalizacyjna, obiekty, urządzenia i sieć wodociągowa, obiekty sportowe; szkoły, obiekty użyteczności publicznej i inne) wraz z podaniem:
- urzędowej nazwy miejscowości, na terenie której położony jest zniszczony obiekt (np. droga powiatowa w miejscowości X, szkoła podstawowa w miejscowości X),
- charakterystyki obiektu (np. droga powiatowa o numerze X, relacji X-Y, droga gminna o nazwie zwyczajowej X),
- charakteru oraz wielkość szkód (np. zniszczenie nawierzchni żwirowej na długości 500 mb, zalanie budynku w m2, do wysokości m, uszkodzenie wodociągu na długości mb, zniszczenie studzienek rewizyjnych w szt., uszkodzenie konstrukcji mostu, konstrukcji nośnej, podmycie przyczółków itd.),
- wysokości strat na danym obiekcie.
Wysokość strat powinna być ustalona z zastosowaniem cen podanych w Biuletynie cen "Sekocenbud" (zestaw zagregowanych cen jednostkowych) lub z wykorzystaniem wytycznych zawartych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 18 maja 2004 r.w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (Dz. U. Nr 130, poz. 1389), albo innych przepisów wydanych na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.).
Do sporządzania ww. protokołu szkód komisja może wykorzystać raporty odbudowy sporządzone przez zespoły reagowania kryzysowego (gminne, powiatowe, wojewódzkie), zawierające wykaz strat w infrastrukturze, projekt planu usuwania skutków klęsk żywiołowych (harmonogramu likwidacji strat i odbudowy) oraz wstępny bilans potrzeb finansowych w zakresie odbudowy (ustawa z dnia 18 kwietnia 2002 o stanie klęski żywiołowej /Dz. U. Nr 62, poz. 558 z późn. zm./ oraz § 9 ust. 5 pkt 1 - 3 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 3 grudnia 2002 r. w sprawie sposobu tworzenia gminnego zespołu reagowania, powiatowego i wojewódzkiego zespołu reagowania kryzysowego oraz Rządowego Zespołu Koordynacji Kryzysowej i ich funkcjonowania /Dz. U. Nr 215, poz. 1818 z późn. zm./).
Jednostka samorządu terytorialnego powinna sporządzić plan usuwania skutków klęsk żywiołowych (harmonogram likwidacji szkód), zawierający wykaz zadań podlegających odbudowie lub remontowi po wystąpieniu klęski żywiołowej z określeniem hierarchii ich ważności oraz bilans potrzeb finansowych w zakresie ich likwidacji. Plan usuwania skutków klęsk żywiołowych powinien zawierać program likwidacji strat w rozbiciu na poszczególne lata oraz uwzględniać możliwości finansowe jednostki samorządu terytorialnego. Dokument ten powinien być elementem wyjściowym przy ubieganiu się o środki finansowe z budżetu państwa z przeznaczeniem na usuwanie skutków klęsk żywiołowych.
Po sporządzeniu protokołu strat przez komisję jednostki samorządu terytorialnego, wójt (burmistrz, prezydent miasta), zarząd powiatu lub zarząd województwa powinien wystąpić do właściwego terytorialnie wojewody z prośbą o dokonanie weryfikacji strat oszacowanych przez komisję działającą na szczeblu samorządowym. Wojewoda powołuje komisję wojewódzką, której zadaniem jest dokonanie analizy przedłożonych protokołów zniszczeń sporządzonych przez komisje jednostek samorządu terytorialnego oraz oceny, czy wysokość strat jest zgodna ze stanem faktycznym. Do zadań komisji wojewódzkiej należy także zweryfikowanie czy rozmiar zniszczeń podany przez jednostkę samorządu terytorialnego odpowiada rzeczywistości, oraz czy podane przez jednostkę samorządu terytorialnego wysokości strat są właściwie wycenione i odpowiadają wartościom zagregowanych cen jednostkowych podawanych w Biuletynie Cen "Sekocenbud" lub wartościom cen jednostkowych robót budowlanych stanowiących podstawę sporządzania kosztorysu inwestorskiego. Z prac komisji wojewódzkiej sporządzany jest protokół weryfikacyjny strat, zaś jego treść powinna zawierać wszystkie dane przedstawione powyżej, wymagane w przypadku protokołów sporządzanych przez komisje jednostek samorządów terytorialnych
(załącznik nr 1 do niniejszych zasad - wzór protokołu szkód).
Pracownicy Biura do Spraw Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych mogą dokonywać dodatkowej weryfikacji strat wykazanych przez jednostki samorządu terytorialnego.
Po zebraniu informacji o stratach spowodowanych przez klęskę żywiołową ze wszystkich jednostek samorządu terytorialnego właściwy terytorialnie wojewoda przekazuje do ministra właściwego do spraw administracji wykaz jednostek samorządu terytorialnego dotkniętych klęską żywiołową, podając wysokość strat powstałych w wyniku działania żywiołu oraz wielkość planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.
W wykazie powinny zostać umieszczone te jednostki samorządowe w których straty wywołane klęską żywiołową są niemniejsze niż 5% planowanych dochodów własnych jednostki na rok bezpośrednio poprzedzający rok wystąpienia klęski żywiołowej.
II. Zasady ubiegania się o dofinansowanie odbudowy lub remontów obiektów zniszczonych przez klęski żywiołowe oraz jego rozliczania
1. Zgłaszanie potrzeb
Jednostki samorządu terytorialnego mogą starać się każdego roku budżetowego o dofinansowanie zadań polegających na odbudowie lub remoncie mienia komunalnego zniszczonego lub uszkodzonego w wyniku działania żywiołu.
Podstawą prawną do udzielenia pomocy finansowej z rezerw celowych budżetu państwa przeznaczonych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych dla jednostek samorządu terytorialnego stanowią następujące akty prawne:
1) obowiązująca w danym roku ustawa budżetowa,
2) ustawa z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104 z późn. zm.),
3) inne akty prawne określające źródła dochodów jednostek samorządu terytorialnego oraz zasady i tryb udzielania dotacji, w szczególności ustawa z dnia 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 203, poz. 1966 z późn. zm.) i ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o Narodowym Planie Rozwoju (Dz. U. Nr 116, poz. 1206 z późn. zm.).
Załącznik do zgłaszanych potrzeb powinien zawierać zestawienie zadań planowanych do wykonania w danym roku w ramach usuwania skutków klęsk żywiołowych i obejmować następujące informacje:
1) rodzaj mienia komunalnego uszkodzonego podczas klęski żywiołowej i planowanego do odbudowy lub remontu w danym roku budżetowym, z dokładnym podaniem nazwy zadania oraz lokalizacji obiektu,
2) rodzaj klęski żywiołowej i rok jej wystąpienia,
3) zakres zniszczeń, które zostały wyrządzone przez klęskę żywiołową na obiekcie planowanym do odbudowy (według protokołu szkód),
4) planowany zakres odbudowy lub remontu całego zadania lub jego etapu,
5) wartość zadania określona według kosztorysu inwestorskiego,
6) wysokość udziału własnego jednostki samorządu terytorialnego możliwa do zabezpieczenia, jednak nie mniejsza niż 20%,
7) wysokość dotacji ze środków budżetowych, o które wnioskuje jednostka samorządu terytorialnego.
Jednostki samorządu terytorialnego wyszczególniają zadania planowane do odbudowy lub remontu, uwzględniając hierarchię potrzeb, zaczynając od najpilniejszego i najbardziej istotnego.
Nazwa oraz lokalizacja zadania powinna odpowiadać danym zawartym w protokołach szkód.
Jednostka samorządu terytorialnego ubiegająca się o dotację jest zobowiązana realizować przedsięwzięcia przy zaangażowaniu środków własnych, nie mniejszych niż 20%.
Do kosztów zadań polegających na usuwaniu skutków klęsk żywiołowych zalicza się koszt materiałów i urządzeń oraz koszt robót budowlano - montażowo - instalacyjnych. Nie uwzględnia się wydatków ponoszonych na wykonanie dokumentacji projektowo - kosztorysowej, wynagrodzenia dla osób sprawujących nadzór inwestorski lub autorski i kierowników robót oraz innych wydatków nie mających bezpośredniego związku z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych w ramach zadania będącego przedmiotem dofinansowania.
Jednostka samorządu terytorialnego może również przesłać wypełniony Załącznik do zgłaszanych potrzeb do właściwego terytorialnie wojewody, który analizuje go i opiniuje, a także sporządza zbiorcze zestawienie zadań polegających na likwidacji szkód powstałych w wyniku działania klęsk żywiołowych. Zestawienie to wojewoda przesyła do Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji.
2. Promesy oraz ich treść
Podziału rezerw celowych budżetu państwa przeznaczonych na usuwanie skutków klęsk żywiołowych dokonuje Minister Finansów w porozumieniu z Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji. W oparciu o zgłoszone potrzeby, wydane zostają promesy informujące o przyznanej kwocie dofinansowania, kierowane do jednostek samorządu terytorialnego
(załącznik nr 3a do niniejszych zasad - wzór promesy).
Promesy informują o zabezpieczeniu środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa, podają ich przeznaczenie, określają maksymalny procentowy udział środków dotacji w wartości zadania oraz wskazują termin i miejsce złożenia wniosku o dotację wraz z kompletem wymaganych dokumentów
(załącznik nr 3b do niniejszych zasad - wzór załącznika do promesy).
Dotacja zostaje potwierdzona w formie umowy, po spełnieniu warunków wymienionych poniżej.
3. Wniosek o dotację oraz dokumenty do niego dołączone
Po otrzymaniu promesy, jednostki samorządu terytorialnego przystępują do kompletowania dokumentów niezbędnych do przygotowania umowy. Dokumenty niezbędne to:
1. Prawidłowo wypełniony wniosek o dotację, dotyczący wymienionego w promesie zadania, podający dokładną nazwę zadania oraz jego lokalizację, a także wartość zadania ustaloną na podstawie przeprowadzonego przetargu lub innego trybu udzielania zamówienia publicznego wraz ze wskazaniem wysokości dotacji
(załącznik nr 4 do niniejszych zasad - wzór druku wniosku).
Należy zwrócić uwagę na następujące punkty wniosku:
a/ nazwa zadania oraz jego lokalizacja podawana w pkt 1 wniosku, powinna odpowiadać danym zawartym w protokole szkód oraz innym dokumentom załączonym do wniosku,
b/ w pkt 2 wniosku należy podać wszystkie możliwe dane dotyczące wnioskodawcy,
c/ w pkt 3 należy krótko scharakteryzować przewidziane do wykonania prace oraz uzasadnić wybór technologii przyjętego rozwiązania technologicznego (szczegółowy zakres prac zawarty będzie w zestawieniu rzeczowo - finansowym robót do wykonania, stanowiącym załącznik nr 1 do wniosku),
d/ w pkt 4 w rubrykach przewidzianych dla określenia planowanego terminu rozpoczęcia i zakończenia zadania, należy wpisać daty podane w umowie z wykonawcą,
e/ w pkt 5 wniosku, w rubryce przewidzianej dla określenia wartości robót objętych umową z wykonawcą do wykonania w danym roku, podać należy wartość brutto prac, na jaką opiewa umowa z wykonawcą, zaś w rubryce przewidzianej dla wartości robót przedstawionych do dofinansowania (pkt 5.1), wpisać należy wartość zadania będącego przedmiotem wniosku i objętą dofinansowaniem na usuwanie skutków klęsk żywiołowych
(wartości te zazwyczaj są jednakowe, ale w przypadku zadania realizowanego w etapach /gdzie umowa z wykonawcą została zawarta na okres dłuższy niż 1 rok/ lub w przypadku, gdy umowa z wykonawcą dotyczy kilku zadań, z których nie wszystkie zostały przedstawione do wniosku o dotację, oraz w przypadku gdy zakres szkód potwierdzony protokołami szkód pozwala na dofinansowanie mniejszego zakresu rzeczowego niż zawarty w umowie z wykonawcą, wartość robót przedstawionych do dofinansowania będzie mniejsza, niż w rubryce powyżej),
f/ udział własny jednostki samorządu terytorialnego do zadania będącego przedmiotem niniejszego wniosku ujmowany w pkt 6, powinien stanowić różnicę pomiędzy wartością robót przedstawionych do dofinansowania oraz wartością wnioskowanej dotacji,
g/ w przypadku samorządów gminnych, wniosek powinien zostać podpisany przez wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) oraz przez skarbnika jednostki samorządu terytorialnego, a w przypadku samorządów powiatowych i wojewódzkich przez dwie osoby z zarządu oraz skarbnika jednostki samorządowej.
5. Kopie protokołów szkód, zarówno komisji jednostki samorządowej, jak i powołanej przez wojewodę komisji wojewódzkiej weryfikującej straty, gdzie ujęte jest zadanie będące przedmiotem składanego wniosku.
6. Kopia uchwały budżetowej określającej środki finansowe, które jednostka samorządu terytorialnego przeznacza jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku lub wyciąg z takiej uchwały albo inny dokument pozwalający stwierdzić, że jednostka samorządowa posiada środki finansowe na dane zadanie, np.:
a/ kopia umowy kredytowej lub umowy pożyczkowej,
b/ kopia zarządzenia wójta/burmistrza/prezydenta miasta w sprawie określenia wysokości środków finansowych przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku,
c/ kopia uchwały zarządu powiatu lub zarządu województwa w sprawie określenia wysokości środków finansowych, przeznaczonych jako udział własny do zadania będącego przedmiotem wniosku,
d/ kopie dokumentów określających środki z innych źródeł przyznanych lub przeznaczonych na przedmiotowe zadanie.
Dokumenty te powinny zawierać treść pozwalającą na stwierdzenie, że jako udział własny jednostki samorządowej do konkretnego zadania przeznacza się konkretną kwotę wymienioną we wniosku o dotację w pkt 6.
7. Kopie dokumentów zgromadzonych po przeprowadzeniu postępowania o zamówienie publiczne (zgodnie z ustawą dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych /Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm./), tj.:
a/ wszystkie ogłoszenia o przetargu, z których skorzystano (np. ogłoszenie o przetargu zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie zamieszczone w prasie lub publikowane w inny sposób przyjęty w danej jednostce oraz ogłoszenie zamieszczone na stronach internetowych). Ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego powinno zawierać adnotację, jak długo było zamieszczone, tzn. podawać datę wywieszenia i zdjęcia z tablicy ogłoszeń,
b/ protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
c/ zbiorcze zestawienie złożonych ofert,
d/ wszystkie ogłoszenia o wyniku postępowania o zamówienie publiczne, z których skorzystano (np. ogłoszenie o wyniku postępowania zamieszczone w Biuletynie Zamówień Publicznych, ogłoszenie zamieszczone na tablicy ogłoszeń, ogłoszenie przesłane do oferentów, którzy skorzystali z możliwości złożenia oferty),
8. Kopia umowy z wykonawcą.
9. Kopia zgłoszenia robót dotyczących przedmiotowego zadania lub pozwolenia na budowę (zgodnie z ustawą z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane /Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 z późn. zm./ i zgodnie z ustawą z dnia 11 sierpnia 2001 r. o szczególnych zasadach odbudowy, remontu lub rozbiórek obiektów budowlanych zniszczonych lub uszkodzonych w wyniku działania żywiołu /Dz. U. Nr 84, poz. 906/), a w przypadku zadań, przy realizacji których wykracza się poza korzystanie powszechne lub zwykłe z wód, wykonuje się urządzenia wodne lub wprowadza ścieki do wód lub ziemi, również kopia pozwolenia wodnoprawnego (zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2001 r. Prawo wodne /Dz. U. Nr 115, poz. 1229 z późn. zm./).
10. Mapka sytuacyjna z zaznaczonym obiektem będącym przedmiotem dofinansowania oraz przekroje charakterystyczne dla danego obiektu.
11. W przypadku samorządów powiatowych i wojewódzkich należy złożyć kopie uchwał o wyborze starosty, wicestarosty lub marszałków, wicemarszałków oraz pozostałych członków zarządu, a w przypadku samorządów gminnych - kopię zaświadczenia z gminnej/miejskiej komisji wyborczej stwierdzającego fakt wyborów wójta/burmistrza/prezydenta miasta w wyborach bezpośrednich oraz wyciąg z protokołu sporządzonego podczas sesji rady jednostki samorządu terytorialnego, podczas której nastąpiło złożenie ślubowania przez wójta/burmistrza/prezydenta miasta lub inny dokument pozwalający stwierdzić, że ślubowanie zostało złożone.
12. Kopia uchwały o powołaniu skarbnika jednostki samorządu terytorialnego.
Wniosek o pomoc finansową należy złożyć do wydziału Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych wskazanego na promesie, w terminie określonym w tym dokumencie.
Uwaga! Wszystkie dokumenty, które nie są oryginałami, powinny zostać potwierdzone za zgodność z oryginałem.
4. Umowa o dotację
Na podstawie złożonego wniosku oraz w oparciu o raport z wizytacji terenowej pracownik Biura ds. Usuwania Skutków Klęsk Żywiołowych sporządza ocenę i opinię wniosku
(załącznik nr 9 do niniejszych zasad - wzór oceny i opinii wniosku). Na tej podstawie sporządzana jest umowa dotacyjna pomiędzy Ministrem Spraw Wewnętrznych i Administracji a jednostką samorządu terytorialnego. Przedmiotem umowy jest zadanie polegające na odbudowie lub remoncie obiektu określonego we wniosku
(załącznik nr 10a i 10b do niniejszych zasad - wzory umów dotacyjnych).
5. Rozliczenie zadania i sprawozdanie w zakresie wydatkowania otrzymanych przez jednostkę samorządu terytorialnego środków finansowych
Po podpisaniu umowy przez strony, przekazaniu jednego egzemplarza jednostce samorządu terytorialnego oraz po zakończeniu zadania będącego przedmiotem wniosku przez wyłonionego wykonawcę, jednostka samorządu terytorialnego - zgodnie z § 7 umowy dotacyjnej - ma obowiązek dokonać rozliczenia zadania i złożenia sprawozdania z wydatkowania otrzymanej kwoty dotacji w terminie podanym w umowie.
Rozliczenie obejmuje całość kosztów zadania przedstawionego we wniosku i powinno zawierać wszystkie faktury VAT (rachunki) wystawione przez wykonawcę, wszystkie polecenia przelewów lub potwierdzenia dokonanej zapłaty, zarówno na wartość środków finansowych otrzymanych przez jednostkę samorządu terytorialnego w ramach usuwania skutków klęsk żywiołowych, jak i wartość udziału własnego jednostki samorządu terytorialnego, a także protokoły końcowego odbioru robót całego zadania.
Rozliczenie powinno obejmować następujące dokumenty:
1. Wypełniony druk rozliczenia końcowego zgodnie z treścią zawartej umowy dotacyjnej
(załącznik nr 11a i 11b do niniejszych zasad - wzór druku rozliczenia końcowego).
2. Faktury VAT wystawione przez wykonawcę zadania na wnioskodawcę (jednostkę samorządu terytorialnego) lub pisemnie upoważnioną jednostkę wraz z wyraźnym określeniem obiektu objętego dofinansowaniem. Nazwa towaru lub usługi wymieniona na fakturze powinna odpowiadać nazwie zadania lub jego części. Faktury VAT powinny zostać opisane w następujący sposób:
a/ opis, którego elementu przedsięwzięcia ujętego we wniosku dotyczy faktura,
b/ inspektor nadzoru powinien na odwrotnej stronie faktury potwierdzić, że wymienione roboty zostały fizycznie wykonane zgodnie z warunkami technicznymi i przyjęte w całości albo w części w jakiej dokonano odbioru,
c/ skarbnik/główny księgowy powinien na odwrotnej stronie faktury stwierdzić, iż wymienione roboty zostały zapłacone w kwocie ............. zł ze środków (rezerwy celowej budżetu państwa lub innych źródeł finansowania), natomiast w kwocie ........... zł ze środków własnych jednostki,
d/ faktury powinny być sprawdzone pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym,
e/ faktury powinny zostać zatwierdzone do wypłaty i opisane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów wydanym na podstawie art. 16 ust. 4 ustawy o finansach publicznych,
f/ faktura powinna zawierać opis, w jakim trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zlecono wykonanie zamówień ujętych na fakturze,
Do faktur VAT należy dołączyć protokół odbioru fakturowanych elementów robót, a w przypadku zakupów materiałów lub urządzeń - protokół przekazania ich wykonawcy lub potwierdzenie prawidłowego składowania i zabezpieczenia bądź wbudowania.
4. Polecenia przelewów lub potwierdzenia dokonanej zapłaty.
Jednostka samorządu terytorialnego może przedstawić kopie dokumentów, o których mowa w punktach od 2 do 4. Kopie powinny być potwierdzone za zgodność z oryginałem.
Jednostki samorządu terytorialnego, które otrzymały dofinansowanie mogą być poddane kontroli w zakresie prawidłowego wykorzystania dotacji oraz rozliczenia rzeczowo – finansowego dofinansowywanego zadania.
Załączniki:
